Grenoble · Cardiologie
10 cardiologues
Cabinet spécialisé regroupant dix cardiologues.
Grandes MSP et cabinets multi-praticiens : un secrétariat à la hauteur de votre organisation
Depuis 2019, Secrétariat360 accompagne de nombreuses structures médicales partout en France. Maisons de santé, cabinets de spécialistes et pôles médicaux : nos équipes assurent un accueil téléphonique humain, organisé et adapté aux consignes de chaque praticien.
- 7 ansd’activité, depuis 2019
- Plus de 300médecins accompagnés en France
- MSP et groupesUne expertise des grandes structures multi-praticiens
Nos références
Une expertise construite auprès de nombreuses structures médicales
Depuis 2019, nous accompagnons des équipes médicales aux organisations variées, des cabinets de groupe aux grandes structures pluridisciplinaires. Notre expérience nous permet de comprendre les contraintes des organisations réunissant de nombreux praticiens, où chaque médecin conserve ses propres consignes et son fonctionnement.
Saint-Martin-d’Hères · Structure médicale
10 praticiens
Structure médicale regroupant dix professionnels de santé.
Reims · Gastro-entérologie
12 gastro-entérologues
Cabinet spécialisé regroupant douze gastro-entérologues.
Et de nombreuses autres structures médicales accompagnées partout en France.
Ces références sont quelques exemples parmi nos clients. Nous ne citons pas de noms de cabinets sans leur accord, et les photographies de cette page sont des illustrations.
Télésecrétariat de maison de santé
Gérer le secrétariat de nombreux praticiens ne s’improvise pas.
Dans une grande maison de santé, chaque médecin possède ses horaires, ses consignes et son organisation. Notre métier consiste à coordonner l’accueil téléphonique de l’ensemble de la structure tout en respectant les besoins individuels de chaque praticien.
C’est le principe d’un secrétariat médical mutualisé : un accueil commun pour la structure, des consignes propres à chaque praticien.
Gestion multi-agendas
Organisation des rendez-vous de plusieurs praticiens.
Consignes individualisées
Respect des instructions propres à chaque médecin.
Gestion des pics d’appels
Adaptation de l’organisation aux périodes de forte activité.
Coordination
Suivi du fonctionnement collectif de la structure.
Contrôle qualité
Supervision et analyse des indicateurs téléphoniques.
Accompagnement
Échanges réguliers avec les responsables de cabinet.
Notre différence
Un accueil humain, une organisation adaptée à chaque médecin.
Nos équipes prennent en charge les appels des patients avec professionnalisme et bienveillance. Chaque praticien conserve ses consignes, tandis que la structure bénéficie d’une organisation commune et d’une coordination simplifiée.
- Une équipe de secrétaires qui connaît les consignes de chaque praticien
- Un accueil téléphonique assuré par des secrétaires, aux horaires du service
- Une organisation commune et une coordination simplifiée pour la structure
Organisation multi-praticiens
Un accueil commun, un agenda et des consignes pour chaque médecin.
Les patients appellent un seul interlocuteur. Chaque appel est ensuite orienté vers l’agenda et les consignes du praticien concerné.
-
Patients
Un seul numéro pour toute la structure.
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Accueil téléphonique Secrétariat360
Accueil humain, selon les consignes de chacun.
-
Praticien A Agenda séparé Consignes propresPraticien B Agenda séparé Consignes propresPraticien C Agenda séparé Consignes propres
… et tous les autres praticiens de la structure
- Conservation des organisations individuelles
- Centralisation de l’accueil téléphonique
- Coordination simplifiée
- Prise en compte des absences et remplacements
- Adaptation aux règles de prise de rendez-vous
Qualité et suivi
Un secrétariat organisé, supervisé et suivi.
Le contrôle qualité et l’amélioration continue font partie de notre manière de travailler : analyser les indicateurs, repérer les périodes de tension, ajuster l’organisation. Voici les indicateurs qui peuvent servir à piloter la qualité de l’accueil téléphonique d’une structure.
- Nombre d’appels entrants
- Appels pris en charge
- Taux de réponse
- Temps moyen d’attente
- Périodes de forte activité
- Suivi des consignes
Exemple d’illustration · aucune donnée réelle
Tableau de bord de suivi
Pour chaque structure
Une solution pour chaque type de structure
Maisons de Santé Pluriprofessionnelles
Accompagner des équipes réunissant plusieurs professions médicales.
Cabinets de spécialistes
Cardiologie, gastro-entérologie et autres spécialités.
Cabinets médicaux de groupe
Centraliser l’accueil tout en conservant les consignes de chaque médecin.
Pôles et centres médicaux
Adapter le secrétariat à des organisations comprenant de nombreux praticiens.
Offre personnalisée
Votre structure est unique. Votre secrétariat doit l’être aussi.
Nombre de praticiens, spécialités, volume d’appels, horaires d’ouverture et fonctionnement des agendas : nous étudions votre organisation pour vous proposer une prise en charge adaptée.
Les grandes structures n’ont pas de forfait standard : la proposition est établie après l’étude de votre organisation.
Demander une proposition personnalisée
Questions fréquentes
Télésecrétariat de MSP et de grands cabinets : vos questions
Comment organiser le télésecrétariat d’une MSP ?
Nous partons de votre organisation : nombre de praticiens, spécialités, volume d’appels, horaires d’ouverture et fonctionnement des agendas. Les appels des patients sont accueillis de façon centralisée, puis orientés vers l’agenda et les consignes du praticien concerné. Les modalités précises (horaires pris en charge, renvoi des appels, consignes de chacun) sont définies avec vous pendant l’étude personnalisée, avant tout démarrage.
Pouvez-vous accompagner une structure de plus de 10 médecins ?
Oui. Nous accompagnons déjà des cabinets de dix à douze praticiens, et nous étudions au cas par cas les structures plus importantes : nous ne fixons pas de limite a priori. Le nombre de praticiens, le volume d’appels et les horaires déterminent l’organisation à prévoir.
Chaque praticien peut-il conserver ses consignes ?
Oui. Chaque médecin garde ses propres consignes (prise de rendez-vous, urgences, messages, horaires). Elles sont recueillies auprès de chaque praticien, et les secrétaires les appliquent appel par appel, tandis que la structure bénéficie d’un accueil commun.
Peut-on garder notre logiciel de rendez-vous ?
Oui. Nous travaillons avec tous les agendas : Doctolib, Maiia, Keldoc, Weda, Clickdoc et WZ-Agenda. Nous préparons avec vous les accès nécessaires avant le démarrage, et nous validons ce qui est possible selon votre outil.
Comment gérez-vous les pics d’appels ?
L’organisation est pensée pour s’adapter aux périodes de forte activité, et le suivi des indicateurs téléphoniques (volume d’appels, appels pris en charge, taux de réponse, temps moyen d’attente, périodes de pointe) permet de repérer les moments de tension et d’ajuster. Nous ne promettons pas un délai de réponse identique à toute heure : il dépend du volume d’appels du moment.
Peut-on conserver des secrétaires sur place et externaliser seulement une partie des appels ?
Oui, c’est une organisation possible : vos secrétaires sur place restent en place, et nous convenons avec vous de la part des appels que nous prenons en charge, par exemple en cas de débordement, pendant les congés et les absences, ou sur certaines plages horaires. Les modalités sont définies lors de l’étude personnalisée.
Comment établir un devis pour une grande maison de santé ?
Il n’y a pas de forfait standard pour ces structures : le devis est établi après une étude de votre organisation (nombre de praticiens, spécialités, volume d’appels, horaires d’ouverture, fonctionnement des agendas). Il suffit de remplir le formulaire de cette page : nous vous recontactons pour préciser votre besoin.
Photographies d’illustration : Cedric Fauntleroy, Andrea Piacquadio, Towfiqu barbhuiya, Thirdman, Nadezhda Moryak, Los Muertos Crew, Pavel Danilyuk, Tima Miroshnichenko et Mathias Reding, via Pexels.