Questions fréquentes
Réponses sur le service, les forfaits, les agendas, l’assistante IA, la mise en service, les horaires et la confidentialité.
Comprendre le télésecrétariat médical
Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?
C’est un secrétariat assuré à distance : une secrétaire reçoit les appels de vos patients au nom de votre cabinet, prend les rendez-vous dans votre agenda, note les messages et vous les transmet, selon les consignes que vous avez définies.
Qui répond aux appels ?
De vraies secrétaires. Chaque cabinet a une secrétaire référente, qui connaît vos médecins et vos règles, et reste votre interlocutrice au quotidien, y compris par WhatsApp ou Signal.
Les secrétaires peuvent-elles donner un avis médical ?
Non. Nos secrétaires ne posent aucun diagnostic et ne prennent aucune décision médicale.
Que se passe-t-il en cas d’urgence ?
La secrétaire applique la conduite à tenir que vous avez définie, par exemple transmettre immédiatement l’information au cabinet. Le service n’est pas un service d’urgence : en cas d’urgence vitale, il faut appeler le 15.
Faut-il changer de numéro de téléphone ?
Non. Vous gardez votre numéro et vous redirigez vos appels vers le numéro de redirection (SDA) que nous vous transmettons, quand vous le souhaitez.
Combien ça coûte, et que comprend le forfait ?
Quels sont les forfaits ?
Quatre forfaits à prix fixe, en TTC : mi-temps (299 € par mois), plein temps (499 € par mois), IA Doctolib avec secrétaire (399 € par mois, 24h/24) et à l’appel (1 € par appel). Le détail est sur la page des forfaits.
Les appels sont-ils illimités ?
Avec les forfaits mi-temps et plein temps, oui : appels et rappels sont illimités, ainsi que les messages. Avec le forfait à l’appel, vous payez chaque appel traité.
Y a-t-il un engagement ?
Les forfaits mi-temps, plein temps et à l’appel sont sans engagement. Les conditions du forfait IA Doctolib avec secrétaire sont précisées dans votre devis.
Peut-on essayer avant de choisir ?
Oui : l’essai gratuit dure 7 jours avec les forfaits mi-temps et plein temps.
Comment obtenir un devis ?
Par le formulaire de devis. Nous répondons généralement sous 24 à 48 heures. Les cabinets multi-praticiens et les maisons de santé sont étudiés sur devis.
Quand et avec quels outils ?
Quels sont les horaires du service ?
Du lundi au vendredi de 8h à 19h, et le samedi de 8h à 12h : Lundi–Vendredi 8h–19h · Samedi 8h–12h. Le forfait mi-temps couvre la matinée, le forfait plein temps la journée.
Avec quels agendas travaillez-vous ?
Avec tous les agendas : Doctolib, Maiia, Keldoc, Weda, Clickdoc et WZ-Agenda. Nous préparons avec vous les accès nécessaires avant le démarrage.
Le forfait IA Doctolib fonctionne-t-il avec un autre agenda ?
Non : ce forfait est dédié aux agendas Doctolib. Les autres agendas sont pris en charge par les forfaits mi-temps, plein temps et à l’appel.
L’assistante IA et le forfait IA Doctolib
Que fait l’assistante IA ?
En dehors des horaires du service, elle accueille les appels, recueille les informations utiles et enregistre les demandes. Votre secrétaire les reprend à la réouverture. Elle est disponible selon le service activé dans votre contrat. Voir la page dédiée.
Comment entendre l’assistante IA avant de choisir ?
Appelez le numéro de démonstration : 04 22 45 28 56. Vous entendrez comment elle accueille un appel.
Comment fonctionne le forfait IA Doctolib avec secrétaire ?
Un assistant répond 24h/24 selon les consignes des médecins et propose une date de rendez-vous. Il transmet à la secrétaire, qui valide. Si la situation est compliquée, il la transmet à la secrétaire pour traitement. Lorsque la demande ne peut pas être traitée automatiquement (nouveau rendez-vous non prévu par vos consignes, patient non éligible), le patient est informé et orienté selon les consignes de votre cabinet.
L’assistante IA remplace-t-elle les secrétaires ?
Non. Elle prolonge leur disponibilité et ne remplace ni les secrétaires ni les professionnels de santé. Le service n’est pas un service d’urgence : en cas d’urgence vitale, il faut appeler le 15.
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Comment se passe la mise en service ?
En cinq étapes : rattachement de l’agenda, formulaire de consignes, secrétaire référente, numéro de redirection, activation. Le détail est sur la page mise en service.
Comment transmettre mes consignes ?
Vous remplissez le formulaire d’instructions que nous vous envoyons : prise de rendez-vous, urgences, messages, horaires et consignes de vos médecins. Un échange téléphonique avec la secrétaire référente peut être programmé si besoin.
Et pour plusieurs praticiens ?
Les consignes se définissent par praticien. Voir la page cabinets multi-praticiens.
Vos données et celles de vos patients
Les échanges sont-ils confidentiels ?
Chaque secrétaire signe une clause de confidentialité individuelle, et nous respectons le RGPD. Voir la politique de confidentialité.
Les appels sont-ils enregistrés ?
Oui. Selon nos conditions générales de vente, les enregistrements audio sont stockés 30 jours au maximum, avec une rotation automatique, puis supprimés. Le médecin peut y accéder à sa demande, pour les appels de la ligne de son cabinet.
Où sont stockées les données ?
En France, dans le datacenter OXXODATA à Vénissieux, dont les certifications ISO 9001, ISO/IEC 27001 et HDS sont consultables sur la page médicale. Les secrétaires travaillent depuis la France, et les données ne sont pas transférées hors de l’Union européenne (voir la politique de confidentialité).
Dois-je saisir des informations sur mes patients dans vos formulaires ?
Non. Ne saisissez aucune information concernant un patient dans les formulaires du site.
Métiers, équipe et contact
Travaillez-vous avec les avocats et les entreprises ?
Oui : voir les pages cabinets d’avocats et entreprises et PME.
Comment rejoindre l’équipe ?
Nous recrutons régulièrement des télésecrétaires : les offres et le formulaire de candidature sont sur la page recrutement.
Comment vous joindre ?
Par téléphone au 04 20 19 08 53, par e-mail à [email protected], ou avec le formulaire en bas de page.
Prêt à simplifier la gestion de votre cabinet ?
Testez gratuitement notre télésecrétariat pendant 7 jours. Votre secrétaire référente vous accompagne dès les premières étapes.